三九医药连锁信息化:规划担纲配送先行

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2019-03-24

  我们三九医药连锁公司从2000年创业至今,经历了多个发展阶段,伴随着企业战略的不断调整,公司

  创立初期,公司的管理基础还很薄弱,信息化的基础条件还很差。因此该阶段一味追求信息系统的先进性和智能性是不现实的,必须从实际出发。该阶段的信息系统主要追求了以下目的:

  固化业务流程、引入相对先进的管理技术、实现对总部一区域一门店的管理控制、提升库存管理、商品管理、门店管理等的管理水平,为进一步实现信息化打下良好的基础。

  由于连锁企业多采用购并的方式发展壮大,且各地区发展不均衡,造成了各地区系统应用不统一的状况,因此进行分布式管理将在这一时期内存在。对此,三九医药总部一方面在所能够控制的情况下尽可能实现统一,另一方面通过总部统一的“信息共享平台”将各分散地区系统予以整合。(如图1所示)

  由于系统涉及面较广,在这里笔者主要介绍公司的连锁配送管理系统。该系统的设计运行获得了“深圳市信息化示范工程”称号。

  三九医药连锁配送管理系统覆盖三九医药连锁有限公司各地的各个业务部门,包括:总部、总部配送中心,区域总部、区域配送中心,门店、门店仓库等。应用系统业务架构如图3所示。

  (1)总部:应用软件包括系统维护、基础信息管理、采购管理、配送管理、结算中心、查询及预警、销售报表、决策分析等子系统。

  (2)总部配送中心:应用软件包括配送仓作业、查询及预警、运输管理等子系统。

  (4)区域总部:应用软件包括系统维护、档案信息管理、采购信息管理、配送管理、结算中心、查询及预警、销售报表、决策分析、批发管理等子系统。

  (5)区域配送中心:应用软件包括配送仓作业、查询及预警、运输管理等子系统。

  (7)门店:应用软件包括档案管理、结算中心、查询及预警:销售报表、决策分析、批发管理、会员卡管理、门店收银等子系统。

  (8)门店仓库:应用软件包括采购管理、配送管理、盘点管理、查询及预警等子系统。

  (9)客户:应用软件子系统是B to C电子商务平台客户端(待建)。[page]关键环节设计及典型业务流程

  大型连锁零售企业涉及节点多、地域广、人员结构复杂。因此,如何保证业务流程的顺畅流转是系统首要考虑的问题。

  在系统中我们采用了“数据流驱动业务流”的概念,确保业务流程的顺畅流转。具体讲,将数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起来,利用内部短信来串联一项工作的不同阶段。各种单据完成后,系统自动生成短信发送到下一阶段的工作人员的邮箱中;下一阶段的工作人员将在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当时状况,并且可以选择其中任意一项工作切换到相应单据进行处理。这样既减少了信息的流转时间,提高效率,也避免了因某一阶段或岗位人员的原因而造成业务停滞。更值得一提的是,可以及时发现业务的停至点,从而及时采取措施。

  各地消费水平的参差不齐与货源的多样性,决定了连锁零售企业商品价格的多样性。因此,拥有一个大规模的多价格体系是一个零售连锁企业赖以发展的必要因素。

  在系统中,可以设定不同的价格组,商品按区域、包装不同可以有不同价格,同一商品在不同的门店可以有不同的价格,商品的价格也可有多种调整控制的方式,价格信息的变化可以及时、准确地传递到需要的节点。

  建立科学的编码体系是连锁企业信息系统实施中的核心问题之一,是系统扩展、企业扩张的基本前提。而对于大型连锁零售企业来说,其最终用户的习惯与水平是良莠不齐的,因此,实用的编码体系与科学的编码体系同样重要。

  编码体系包括组织机构编码、商品编码、供应商编码、类别编码、控制代码、单据编码等。对于基本信息编码,如供应商、商品等,系统保证编码在全系统中的唯一性,以确保采购、配送等业务不出现“货不对板”的情况,同时,还保证编码的多样性,以适应不同的节点用户。对于类别编码,系统保证不同节点不同部门的分类需求。对于控制代码,如管理节点的组织代码、商品分类码等,除要求统一的编码规则外,还严格控制各节点对此类编码的修改权限。

  总之,编码体系充分体现了连锁经营对编码的特殊要求,大大降低系统的复杂度和使用成本。在统一编码方案、统一编码管理与发放的原则指导下,三九连锁体系绝大多数区域和门店的基础编码体系是一致的,这为今后系统整合和资源共享打下了坚实的基础。

  大型连锁企业各节点的权、责必须明确清楚,并且要统一控制,否则容易失控。对于不少国内连锁企业来说,由于节点与节点用户的复杂性,还必须考虑到每一最终用户的责任与权利问题,否则更容易失控。面对形形色色顾客,零售企业还必须要有处理应急事物的能力,否则会造成不必要的负面影响。因此,系统的权限控制也是连锁企业必须要考虑的重要问题之一。

  该系统权限控制分为两个层面,即功能权限和数据权限。系统不但控制了用户对功能的执行权限,如采购、采购审核、修改、打印等,还控制了用户对数据的访问权限。

  我们独创的商品分布体系使总部、区域总部、门店对商品的灵活管理成为可能。如同一商品在不同的门店可以有不同的定价、不同的采购权、不同的配送权等,符合连锁管理的实际需要。同时,我们也支持条码、店内码、助记码、商品分类码、分离类扩展码等多种码种。另外,新商品的引入,一定会通过严格的准入流程,保证商品信息的完整性。

  连锁系统中的采购业务可以发挥集中采购的价格优势,然而,由于连锁体系中存在要货点多、信息滞后、反馈不及时、配送转采购等原因,容易引起缺货现象。同时,由于存在一对多的商品一供应商关系,如何选择合适的供应商就成了采购业务中的难点。我们采取以下措施解决采购问题:

  (1)建立自动采购模型,以库存、销售和供货商信息等为基础,动态地自动产生订货建议,实现采购业务的计划性、可控性和目的性,既降低库存又避免缺货。

  (3)通过系统参数的设定,实现了采购商品的品种、数量、价格在计划、合同、订单中的相互控制。

  (5)对供应商进行到货率、退货率、不合格商品比率的考核,确定供应商信誉度。

  随着门店数量的增多,能否实现有效配送往往成为制约业务发展的环节,避免门店缺货或积压成为系统所必须解决的问题之一。我们根据门店销量及优先级别合理分配配送数量,用自动配送、自动铺货、仓内货位管理、批次管理等手段来提高配送效率。用替代品、配送调节的方法与手段来避免断货与积压的问题。

  大型连锁零售企业中,同一商品可能有不同供应商,同一供应商可能对应不同节点、不同商品。因此,对供应商的结算问题是管理难点之一。系统采用先进先出的批次进价核算方法,可以按销量结算,也可以按单结算,特别是可以按单品选择结算,从而解决了与供应商之间的结算难问题。

  现代零售企业的价格瞬息万变性与区域不统一性决定了核算的复杂性。商品成本核算一般情况下有两种体系:一种是以售价为核算基础的售价核算体系,此种方法在使用计算机管理的时代已经失去了它固有的优点,相反更加暴露了其在商品竞争时代不可回避的缺点,因此不再采用此种核算体系。另一种是以进价为核算基础的进价核算体系,这是使用计算机后越来越被重视的核算体系。

  系统采用的进价核算体系,根据不同的出货规则或原理具有不同的核算方法。一般情况下有:先进先出法、后进先出法、批次核算法、移动加权平均法、加权平均月末结转法、最新进价法等几种。

  系统采用价税合一的方法,其销项税静态设置,而进项税则随着商品入库而动态改变,在进行核算时可以根据实际情况剥税,从而解决了税率难以准确计算的问题。

  由于国家政策及行业专一性原因,连锁企业的管理系统与财务系统一般是两个不同的系统,这就在一定程度上加大了企业的管理成本与工作量。三九医药系统通过标准的财务接口,将业务系统中的各项数据无缝转入到财务软件中,使系统中的各类单据自动转为凭证并进入财务系统,减轻了财务人员的工作量。[page]信息系统的利用效果

  本系统将药品的基本信息、供应商以及药品的购进、调拨、销售等有关统计分析报表融为一体,使管理人员能够随时掌握信息,从而对药店的经营管理做出科学准确的决策。

  改进并监控药品在药店内的流动环节,减少手工传递,规范和明确了物流中每一环节的任务和要求。还设置了库存的上下限,尽量减少药店的经营成本。

  首先在网络上保证分店和总部之间能顺畅地交换数据,然后加强了对分店药品销售及库存的管理,并在此基础上实现了总部库存的自动订货和总部对分店的自动调拨以及分店之间的药品调配,最大程度地减少了库存的积压,同时又减少了人力资源的浪费。

  和供应商之间的结算采用计算机结算系统进行操作,把供应商结算同供应商的药品销量两者紧密地结合起来,同时记录每一笔和供应商之间的往来明细账,做到心中有数,账目清楚。

  系统提供分店销量统计、药品销量统计、分店销量排行榜、药品销量排行榜等统计分析报表,为药店的经营管理提供辅助决策的支持。

  在管理系统建立之前,配送仓所有作业都是人工完成,不能及时地对仓库的业务变化做出快速反应,造成仓库内部的作业毫无秩序,造成人员和设备的浪费。

  在管理系统建立之后,仓库所有的工作任务包括用户自己定义的工作任务,都被排序并能穿插进行,系统的任务是维护一个简单的综合性“工作库”。例如,系统认为某个工人做两个拣选、一个上架和一个存储效率最高,而不是其它顺序的工作。这样,它就可以按照预先设定的、效率高的顺序安排任务。

  在配送仓,常需要根据客户的指令随时对货物进行配送作业。由于客户下指令的不确定性,造成仓库作业的起伏波动较大。

  该管理系统可以对未来的作业进行预测和预安排。当作业量不大时,可以调度资源处理这些预安排的任务,当大作业量到来时,因为已经处理了部分任务,就可以用合理的人员和设备去完成这些作业。

  在没有管理系统时:由于人工不能随时知道仓库的库存情况和货物的存放位置情况,所以就不能为待入仓的货物分配一个比较合理的存放位置,只能粗略地安排。时间一长,就会产生许多零碎的不可使用的空置货位,造成仓库使用率的下降。

  现在,由管理系统对仓库的所有货位进行安排、度量,通过自动计算,可以为待入仓的货物分配一个最合理的存放位置,使仓库面积的使用率大大提高,资源的利用率提高60%以上。

  除档案信息处,业务过程处理的信息均允许可逆,从而大大减少了操作失误,提高了处理的灵活性。对于不可预知的处理结果,此功能提供了极大的帮助。

  驳运是物流配送仓出货过程中的一个特殊处理规则,即在各种不同的配送规则的一个或几个步骤中寻求驳运的有利机会。如果系统找到了一个驳运的议会,比如正在接收的货品正好可以用来满足正在处理的订单,系统就指示操作人员将正在接收的货品直接送到指定的出货区。

  系统除了支持正品之外,还可以支持次品、促销品、待处理品、退货品和样品的处理,这就是存货类型的多态性。存货类型的定义可由用户,即货主确定。

  12、批次批号可追溯,货物编码客户化,作业可并行处理在医药配送仓,对药品批次批号的处理是非常重要的。三九医药连锁配送仓非常科学地做好了这一点,使任意一个批次批号的货物均可以追溯。

  此外,系统还解决了货物编码客户化,即一品多码的重大难题。物流配送仓均同步识别货主系统的编码和客户系统的编码,而配送仓发给货主或客户的信息均是货主或客户的编码。系统还可进行作业的并行处理,解决大作业的时间占用问题。

  系统简化了企业业务流程中的环节,缩短了每个工作环节所需的时间,大大提高了企业的资金流及信息流的流通效率;由软件系统代替手工,降低了差错率,大大提高了企业的服务质量;原来需要5~10个人才能完成的工作,现在只需1~3个人即可,大大降低了企业的人工成本;资金周转时间减少了,成本减少了,库存减少了,坏账比例也减少了。

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